10 astuces pour travailler plus vite avec PowerPoint

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Consacrez votre énergie et votre temps à votre présentation, pas à rechercher les fonctionnalités ou les outils de PowerPoint dont vous avez besoin. Ces quelques astuces devraient vous aider à gagner en efficacité.

1. Ajustez les éléments de la diapo au millimètre

PowerPoint propose différentes options pour aligner les objets disposés sur une diapositive. Pour éviter de tâtonner, il est aussi possible de faire apparaître des guides sur la zone de travail. Allez sur l’onglet Affichage du ruban d’outils et cochez les cases Règles, Quadrillage et Repères. Pas d’inquiétude, ces lignes disparaîtront lorsque vous enregistrerez la présentation !

2. Retouchez vos vidéos

Vous avez prévu d’insérer des séquences vidéo dans vos diapositives ? Inutile de les préparer préalablement dans un logiciel d’édition vidéo. PowerPoint vous permet d’appliquer des styles à vos clips, mais aussi d’ajuster la durée de chaque séquence. Cliquez pour cela sur la vidéo, puis sur l’onglet Outils vidéo, Lecture et enfin sur Découper la vidéo.

3. Vérifiez le minutage

L’un des points cruciaux dans une présentation consiste à ajuster au plus près le temps d’affichage des diapositives et des animations. Pour vous aider dans cette tâche, utilisez la fonction Vérifier le minutage de l’onglet Diaporama.  Faites défiler tous les éléments un à un en appuyant sur la touche Espace du clavier selon le rythme qui vous semble approprié. PowerPoint enregistre chaque déclencheur et vous disposez ainsi d’un diaporama parfaitement minuté !

4. Limitez le poids de votre présentation

Les éléments multimédias (son, images, vidéos) ont tendance à alourdir les présentations, rendant l’envoi et le partage des fichiers délicat. Plutôt que de placer votre travail dans une archive ZIP, ce qui obligerait les destinataires à posséder un logiciel de décompression, cliquez sur l’onglet Fichier de PowerPoint. Activez la commande Compresser le média. Choisissez le niveau de qualité désiré (présentation, Internet ou inférieure) en fonction de l’usage que vous ferez de la présentation.

5. Affichez les raccourcis vers les onglets

Vous ne vous souvenez plus du raccourci permettant d’activer tel onglet ou telle commande de PowerPoint ? Appuyez sur la touche Alt du clavier : les lettres de raccourcis des différents volets (Alt+K pour Animations, Alt+L pour Accueil, etc.) s’affichent alors en surimpression.

6. Trouvez un surplus d’inspiration

Difficile de rester créatif quand on doit enchaîner des dizaines de diapositives. Si vous manquez d’inspiration, n’hésitez pas à demander conseil à PowerPoint. Utilisez à cet effet la fonction Idées de conception, accessible depuis l’onglet Création. Cet outil puise dans des bibliothèques en ligne de façon à suggérer des modèles de mise en forme en harmonie avec le reste de la présentation.

7. Transformez votre diaporama en un fichier vidéo

Si vous n’êtes pas certain que les destinataires de la présentation disposent de PowerPoint sur leur ordinateur, sachez que ce dernier peut convertir les diaporamas en fichier vidéo. Allez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer. Déroulez la liste Format et choisissez entre MP4 et WMV.

8. Soignez l’orthographe

Bien sûr, l’esthétique de la présentation et la pertinence des infos comptent énormément. Ce n’est pas une raison pour sacrifier l’orthographe ! Comme Word et Excel, PowerPoint intègre des outils de correction lexicale. Appuyez sur la touche F7 du clavier pour lancer une vérification sur la diapositive active.

9. Insérez une capture vidéo de l’écran du PC

PowerPoint peut effectuer une capture vidéo de l’écran de votre ordinateur et insérer la séquence dans une diapositive. Une option très pratique si vous composez un didacticiel par exemple. Depuis l’onglet Insérer, cliquez sur la commande Enregistrement de l’écran. Vous basculez alors sur le Bureau de Windows. Sélectionnez la zone à capturer, puis cliquez sur Enregistrement. Effectuez les manipulations voulues (ouverture du navigateur, accès à un site, etc.) puis stoppez la capture. La vidéo prend place automatiquement dans la diapositive.

10. Générez du faux texte

Avant de vous lancer à corps perdu dans la saisie du contenu des diapos, prenez quelques minutes pour imaginer le design de votre présentation. Procédez à la mise en place « à blanc » des différents éléments. Pour obtenir un aperçu le plus réaliste possible sans perdre de temps à entrer du texte, demandez à PowerPoint de générer du faux texte. Créez pour cela une zone de texte et tapez la commande =rand().

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La rédaction